Тема Технологии электронного документооборота Документ в сэд




НазваниеТема Технологии электронного документооборота Документ в сэд
Дата конвертации04.04.2013
Размер445 b.
ТипПрезентации


Тема 6. Технологии электронного документооборота


Документ в СЭД

  • Документ — основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.

  • Документ — логическая единица. Способ его хранения зависит от того, как с ним удобнее работать.



Жизненный цикл документа в СЭД

  • Рождение

  • Становление

  • Публикация

  • Архивирование



Рождение

  • В современных системах хранения фиксируется и хранится документ, однако в стихии обычных файловых систем можно легко потерять предысторию файла.

  • В СЭД документ не может возникнуть, если у него нет «паспорта» — карточки учета, которая может быть разной для различных типов документов: документ нельзя просто так удалить, переименовать или переписать поверх.

  • Все эти действия протоколируются, их следы останутся. В случае необходимости, система сохранит все предыдущие варианты, и даже удаленные документы.

  • Все действия, которые могут быть проделаны над документами, определяются правами, которые даны пользователям, что, позволяет задать стратегию работы с документами.



Становление

  • Любой документ непременно проходит этап своей жизни, который называется «черновиком» — неокрепший документ в этот период переходит из рук в руки, его меняют и переделывают.

  • В СЭД для организации коллективной работы над документом применяется техника блокировки редактируемых документов («check-out, check-in»). Система берет на себя заботу о том, чтобы в каждый момент документ мог редактировать только один человек.

  • Благодаря этому механизму исключается возможность того, что два сотрудника создадут у себя две локальные копии документа и одновременно внесут в него изменения.



Публикация

  • Публикация — это момент, после которого документ «умирает».

  • Благодаря наличию механизма публикации всегда будете иметь в электронном виде в точности то же самое, что было, например, подписано, или отправлено в печать, или выслано партнеру.



Архивирование

  • После публикации документ отправляется в электронный архив, где ему предстоит пробыть столько времени, сколько это предусмотрено распорядком вашей организации.

  • Для создания архива применяются технологии управления иерархическим хранением HSM (Hierarchical Storage Management), которые создают из всевозможных разнородных средств хранения «виртуальную файловую систему» сколь угодно большого размера, при этом управляя переносом информации с одного носителя на другой.



Компоненты СЭД

  • хранилище карточек (атрибутов) документов;

  • хранилище документов;

  • компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.



Хранилище карточек (атрибутов) документов

  • Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения «карточки» — набора полей, характеризующих документ.

  • В СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка.



Хранилище самих документов

  • Хранение в файловой системе понижает степень безопасности при разграничении доступа, так как файловая система может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой СЭД.



Бизнес-уровень

  • Управление документами в хранилище.

  • Поиск документов.

  • Маршрутизация и контроль исполнения.

  • Отчеты.

  • Администрирование.



Основные функции СЭД

  • обеспечение управляемости прозрачности деятельности предприятия,

  • накопление знаний и управление знаниями.



СЭД должна:

  • обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

  • обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

  • допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

  • поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

  • осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;



СЭД должна:

  • обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;

  • поддерживать технологию HSM;

  • протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;

  • поддерживать удаленный доступ к информации.



Требования к архитектуре СЭД:

  • наличие выделенного сервера приложений;

  • наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера.

  • многоплатформность для обеспечения масштабируемости;



Требования к открытости и интеграции с другими системами:

  • интеграция со средствами потокового ввода документов;

  • интеграция с офисными приложениями;

  • интеграция с электронной почтой;

  • наличие развитого программного интерфейса (API);

  • интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

  • возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;

  • возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;



Системы контроля исполнения и управления документооборотом

  • Свободная. Сотрудник в каждый момент времени может определить новый деловой процесс (в частном случае маршрут движения документа), тут же задать его параметры и запустить его на выполнение.

  • Жесткая. Перед тем, как сотрудники начинают работать, неким аналитиком создается карта деловых процессов, которая проверяется, тестируется и потом преобразуется в АДП-приложение.



Уровни контроля исполнения задания:

  • Контроль доставки - выдается информация инициатору задания, что его задание достигло места назначения.

  • Контроль прочтения - выдается информация инициатору заданию, что с его заданием ознакомились сотрудники для которых это задание было предназначено.

  • Контроль выполнения - выдается информация инициатору задания, о том что задание выполнено.

  • Мониторинг - инициатор всегда может посмотреть кто и что сейчас делает с его заданием.

  • Извещение о нарушении сроков исполнения - АДП-система может известить инициатора, о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.

  • История выполнения заданий



Системы контроля исполнения и управления документооборотом

  • Системы со свободным движением документов с контролем доставки и прочтения - это обычные системы электронной почты. С помощью дополнительного программирования к ним можно добавить еще и контроль выполнения.

  • Системы со свободным движением документов и со всеми функциями контроля исполнения, включая мониторинг, извещения и историю - это класс специализированных маршрутизаторов. К ним можно отнести маршрутизатор Компании ВЕСТЬ WorkRoute 1.0

  • Системы с жестким движением документов и со всеми функциями контроля исполнения - это высший класс АДП-систем. К ним можно отнести Action WorkFlow, StaffWare, IBM FlowMark, WorkRoute II.



Похожие:

Тема Технологии электронного документооборота Документ в сэд iconСистема электронного документооборота (сэд) Система электронного документооборота (сэд)
Хотят сохранить преимущества уже используемой сэд и добавить к ней полноценную систему защиты
Тема Технологии электронного документооборота Документ в сэд iconРешение об оценке качества системы электронного документооборота (сэд)?
Можем ли мы с уверенностью сказать, что имеем механизм, позволяющий гарантированно правильно принимать решение об оценке качества...
Тема Технологии электронного документооборота Документ в сэд iconE-doc система электронного документооборота   сэд e-doc
Данный документооборот создан с учетом специфики казахстанского делопроизводства и соответствует требованиям Постановления Правительства...
Тема Технологии электронного документооборота Документ в сэд iconАвтоматизированные системы электронного документооборота: сравнительный анализ Выполнил студент 5 курса
В сегодняшней презентации рассмотрим сравнительный анализ наиболее популярных систем электронного документооборота, таких как
Тема Технологии электронного документооборота Документ в сэд iconНовое качество национального рынка систем электронного документооборота
И будете не правы. Играют и достаточно успешно. В таком положении находятся игроки на рынке систем электронного документооборота....
Тема Технологии электронного документооборота Документ в сэд iconСоздание защищенной системы электронного документооборота на базе системы электронного документооборота Lotus и программно-аппаратного комплекса криптографической защиты информации “Защищенный Lotus”
Создание защищенной системы электронного документооборота на базе системы электронного документооборота Lotus и программно-аппаратного...
Тема Технологии электронного документооборота Документ в сэд iconТема 13. Организация системы электронного документооборота Особенности систем workflow
Образы документов и другие документы рассматриваются в качестве одного из типов данных, наряду с файлами данных, графикой, аудио...
Тема Технологии электронного документооборота Документ в сэд iconТехнологии Microsoft для электронного документооборота: сегодня и завтра Михаил Козлов Консультант по бизнес решениям Microsoft mikhko@microsoft com
Связанный набор повторяющихся действий (функций), которые преобразуют исходный материал и/или информацию в конечный продукт (услугу)...
Тема Технологии электронного документооборота Документ в сэд iconВнедрение электронного документооборота для нпф основные термины

Тема Технологии электронного документооборота Документ в сэд iconЭффективный инструмент автоматизации делопроизводства и электронного документооборота версия 9

Разместите кнопку на своём сайте:
hnu.docdat.com


База данных защищена авторским правом ©hnu.docdat.com 2012
обратиться к администрации
hnu.docdat.com
Главная страница