Памятка по приему посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 76-77. Емышева Е. М. Практические советы. Горячие напитки для посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 64-65




НазваниеПамятка по приему посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 76-77. Емышева Е. М. Практические советы. Горячие напитки для посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 64-65
Дата конвертации07.03.2013
Размер445 b.
ТипПамятка


ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ

  • Слушай, что говорят люди. Но понимай, что они чувствуют.

  • Восточная мудрость


Вопросы:



Литература:

  • Демин Ю.М. Секретарское дело. Универсальный справочник. – М., 2003. С.59-70.

  • Емышева Е.М. Практические советы. Памятка по приему посетителей.// Секретарское дело. 2005. № 1. С. 76-77.

  • Емышева Е.М. Практические советы. Горячие напитки для посетителей.// Секретарское дело. 2005. № 3. С. 64-65.

  • Зельцерман К., Скриптунова Е. Организуем прием посетителей.// Секретарь-референт, 2006, № 4.

  • Кирьянова Е.Н. Особенности работы секретаря при общении с агрессивными клиентами.// Секретарское дело. 2003. № 8. С. 47-52.

  • Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник. – СПб., 2005. С.164-167.

  • Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М., 2006. С.250-253.



1. Работа секретаря в приемной. Виды приемов.

  • Прием посетителей - одна из важнейших административных функций секретаря.

  • Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его поведения, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление об организации в целом. Профессиональный секретарь должен уметь эффективно взаимодействовать с людьми, быть надежным посредником между руководителями и посетителями.



Прием можно условно разделить на следующие виды:

  • прием сотрудников по текущим вопросам;

  • прием сотрудников по личным вопросам;

  • прием посетителей из других организаций;

  • прием командированных работников.



2. Прием сотрудников по текущим вопросам.

  • Общий порядок приема.

  • Для приема сотрудников организации по текущим вопросам необходимо иметь установленные для этого часы и дни.

  • Секретарь должен довести часы приема по текущим вопросам до сведения всех сотрудников организации.

  • Очень часто посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками, и секретарь должен организовать такую встречу.

  • По окончании беседы и принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале.





Прием сотрудников компании по кратким текущим рабочим вопросам.

  • К таким кратким рабочим вопросам относятся:

  • Получение устного разрешения.

  • Согласование каких-либо действий.

  • Получение краткой информации.

  • Предоставление краткой информации.

  • Подпись документов.



Поток срочных вопросов важно правильно организовать. В общем случае поступить можно следующим образом:

  • все вопросы группируются и с каждой группой работают определенным образом.

  • Группа 1.

  • Вопросы, по которым существует какой-либо документ, и этот документ руководитель сначала должен изучить, прежде чем принимать какое-либо решение.





Группа 2.

  • Документы, которые руководитель уже видел и одобрил, готовые к его подписи, секретарь помещает в папку «На подпись». Эти документы руководитель также имеет возможность подписать все сразу, выделив для этого 10–15 минут либо в середине дня (для разгрузки), либо в начале и конце дня (период врабатываемости или усталости).



Группа 3.

  • Действительно срочные вопросы чаще всего можно решить по телефону (если при этом не нужно ни изучать, ни подписывать никаких документов).

  • Это позволяет значительно сэкономить время.



Еще один вариант приема по текущим рабочим вопросам -

  • установление определенного времени на каждый день, когда любой сотрудник может зайти к руководителю и решить все свои вопросы.

  • Очень популярное время – с 13.00 до 14.00 (после обеденного перерыва), так как доказано, что после обеда эффективнее заниматься облегченной интеллектуальной деятельностью, а решение текущих кратких вопросов к ним и относится. Также для этих целей хорошо подходит время с 9.00 до 10.00, поскольку в самом начале дня сотрудники обычно нуждаются в решениях срочных вопросов.



Прием сотрудников компании для обстоятельной беседы по рабочим вопросам.

  • К таким вопросам относятся:

  •  Предоставление обратной связи сотруднику по результатам выполнения им какой-либо масштабной работы, например по завершении проекта или длительных переговоров.

  • Принятие решения по глобальному вопросу, например обсуждение с сотрудником нескольких предложений от крупных поставщиков и выбор оптимального.

  •  Обсуждение планов и отчетов (ежемесячных, ежеквартальных, годовых) сотрудника.

  •  Аттестационная беседа, обсуждение результатов работы сотрудника за довольно продолжительный период (полгода, год).

  •  Обсуждение предложений и идей сотрудника по совершенствованию работы, по реорганизации, по изменению стратегии и другим глобальным вопросам.



3. Прием работников по личным вопросам.

  • К таким вопросам относятся:

  • Просьба о предоставлении отпуска, в том числе административного без сохранения заработной платы.

  • Обсуждение декретного отпуска.

  • Обсуждение возможности совмещать работу и учебу.

  • Просьбы об изменении графика работы по каким-либо личным/семейным причинам.

  • Обсуждение возможности карьерного роста или перевода в другое подразделение.

  • Обсуждение возможности повышения заработной платы.

  • Обсуждение увольнения.



Во время приема по личным вопросам ведется журнал (книга) приема, где записываются:

  • дата приема;

  • фамилия, имя, отчество работника, пришедшего на прием;

  • результаты рассмотрения обращения.



4. Прием посетителей из других организаций.

  • Посетители из других организаций можно условно разделить на два основных типа: деловые партнеры и «продавцы».

  • К деловым партнерам компании относятся: клиенты, поставщики, партнеры, контрагенты, представители СМИ и прочие организации, с которыми компания сотрудничает или намеревается наладить деловые связи.

  • Что касается «продавцов», то это могут быть представители любых организаций, которые сами заинтересованы в установлении отношений с вашей компанией. Они могут предлагать любые товары и услуги.



В организациях принята практика предварительной записи данных о посетителях в специальный журнал:

  • фамилия, имя, отчество;

  • должность, организация, телефон;

  • вопрос, который подлежит обсуждению;

  • дата и время приема.



Задачи секретаря в организации приема деловых партнеров

  • зафиксировать дату и время встречи,

  • подготовить необходимые материалы по поручению руководителя,

  • встретить и проводить гостей.



Посетители «продавцы».

  • Не стоит рассматривать «продавцов» как абсолютное зло (с соответствующим выражением лица и репликами).

  • В любом случае ваше поведение – это имидж компании, пусть даже и в глазах случайного посетителя. Поэтому, сохраняйте доброжелательность и спокойствие несмотря ни на что.

  • И потом, некоторые «продавцы» действительно могут пригодиться вашей компании, если не сегодня, то в будущем.



5. Прием командированных работников.

  • Работа секретаря:

  • отмечает командировочное удостоверение,

  • при необходимости помогает в размещении в гостинице,

  • организует встречу с нужными людьми,

  • подбирает необходимые документы.



Секретарь должен уметь приготовить и подать руководителю и посетителю чай или кофе.

  • При этом следует соблюдать следующие правила:

  • Посуда должна быть идеально чистой.

  • Приготовить кофе и чай следует в приемной, затем разлить по чашкам и внести в кабинет руководителя на подносе. При этом не следует забывать о салфетках.

  • Обычно посетители берут чашки с подноса самостоятельно. Если же секретарь расставляет чашки сам, то начинать следует с женщин, причем с той, которая старше по возрасту.



Можно расставить чашки на столе по числу посетителей до их прихода. В таком случае чай и кофе вносят в кабинет в кофейниках после прихода посетителей и разливают в их присутствии.

  • Можно расставить чашки на столе по числу посетителей до их прихода. В таком случае чай и кофе вносят в кабинет в кофейниках после прихода посетителей и разливают в их присутствии.

  • К чаю и кофе можно поставить на стол пирожные, печенье, конфеты.

  • Кроме кофе и чая (или вместо них) можно поставить на стол бутылки с минеральной водой, ключ для открывания бутылок и стаканы (на один больше числа посетителей).



Вопросы для самоконтроля:

  • Перечислите виды приемов.

  • Опишите общий порядок приема сотрудников по текущим вопросам.

  • Что может относится к кратким рабочим вопросам?

  • Как можно правильно организовать поток срочных вопросов ?

  • Какие рабочие вопросы требуют обстоятельной беседы?

  • Какие документы оформляются во время приема по личным вопросам?

  • В чем особенности приема посетителей из других организаций?

  • В чем заключается работа секретаря по приему командированных работников?

  • Обоснуйте правила подачи чая и кофе руководителю и посетителям.



Похожие:

Памятка по приему посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 76-77. Емышева Е. М. Практические советы. Горячие напитки для посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 64-65 iconДеловое общение по телефону. Обуздай свой телефон
Емышева Е. М. Практические советы. Еще раз о телефоне.//Секретарское дело. 2005. № С. 74-75
Памятка по приему посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 76-77. Емышева Е. М. Практические советы. Горячие напитки для посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 64-65 iconМетодики учета статистики Анализ потока посетителей в отчетах по потоку посетителей представлены
Механизм подсчета событий на сайте позволяет зарегистрировать любое действие (событие) посетителя на сайте
Памятка по приему посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 76-77. Емышева Е. М. Практические советы. Горячие напитки для посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 64-65 iconСовершенствование и повышение эффективности управления потоками посетителей; совершенствование и повышение эффективности управления потоками посетителей
Современная клиент ориентированная организация должна пытаться разработать стратегию, привносящую порядок, предсказуемость и справедливость...
Памятка по приему посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 76-77. Емышева Е. М. Практические советы. Горячие напитки для посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 64-65 iconПервое впечатление о фирме складывается именно от организации приёма. Эффективность встречи, а также первое представление о фирме зависят от умения секретаря встретить посетителей
Предупредительность, внимание секретаря во многом определяют атмосферу приёма. Организация приёма зависит от категории посетителей,...
Памятка по приему посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 76-77. Емышева Е. М. Практические советы. Горячие напитки для посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 64-65 icon-
Аллегория Когда в товарищах согласья нет, На лад их дело не пойдет, и выйдет из него не дело, только мука
Памятка по приему посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 76-77. Емышева Е. М. Практические советы. Горячие напитки для посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 64-65 iconНас всех объединяет любовь
«Ты жалуешься, что тебя никто не любит, но какое нам дело, любит ли нас кто или нет? Наше дело: любим ли мы?»
Памятка по приему посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 76-77. Емышева Е. М. Практические советы. Горячие напитки для посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 64-65 iconВоспитание – великое дело: Воспитание – великое дело
Семья была, есть и останется в обозримом будущем самым сильным фактором влияния на любого человека, в любом возрасте
Памятка по приему посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 76-77. Емышева Е. М. Практические советы. Горячие напитки для посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 64-65 iconНаркомания – дело не личное. Наркомания – дело не личное
Результаты мониторинга наркоситуации в Ульяновской области за 1 полугодие 2010 г
Памятка по приему посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 76-77. Емышева Е. М. Практические советы. Горячие напитки для посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 64-65 iconПожелания учителям Кременевской сош выпускников 2005 года Авторы: выпускники 2005 года

Памятка по приему посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 76-77. Емышева Е. М. Практические советы. Горячие напитки для посетителей.// Секретарское дело. 2005. № С. 64-65 iconПринципы укрепления здоровья и терапевтического обучения пациентов Йоуни Туоми
Укрепление здоровья воз бангкокская хартия от 2005 г. (Who, Bangkok Charter 2005)
Разместите кнопку на своём сайте:
hnu.docdat.com


База данных защищена авторским правом ©hnu.docdat.com 2012
обратиться к администрации
hnu.docdat.com
Главная страница