Лекция №10 Понятие документооборота




НазваниеЛекция №10 Понятие документооборота
Дата конвертации02.03.2013
Размер445 b.
ТипЛекция


Организация документооборота

  • Лекция № 10


Понятие документооборота

  • Для достижения наименьших затрат труда и оперативности при работе с документами необходимо тщательно продумать схему организации их движения от момента создания до момента окончания работы с ними. Это движение называется документооборотом.



Основные требования к организации документооборота

  • Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, возвраты на предыдущие ступени должны быть сведены к минимуму. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.

  • Путь движения документа должен быть кратчайшим.

  • Все документы секретарь в процессе документооборота должен направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника, и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.

  • Каждый документ в процессе движения должен проходить три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.





Потоки документооборота

  • Поток поступающих документов (входящая документация) – внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма. запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.

  • Поток отправляемых документов (исходящая документация) – документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.

  • Поток внутренних документов (внутренняя документация) – документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

  • Обработка каждого потока документов производится по своей схеме.



Обработка входящей документации

  • Прием и первичная обработка входящей документации, которая заключается в проверке целостности упаковки и правильности доставки.

  • Вскрытие упаковки, производящееся всегда, за исключением писем работникам фирмы с пометкой «Лично». Такие письма передаются адресату без вскрытия. После вскрытия конверта необходимо проверить правильность адресации вложенного документа, количество листов и наличие приложений. При отсутствии некоторых составных частей документа адресат ставится в известность, а в самом документе и в журнале регистрации в графе «Примечание» делается соответствующая на запись. Если входящий документ оформлен по всем правилам, то упаковку выбрасывают. Упаковка не уничтожается, если в документе отсутствует обратный адрес, не проставлена дата, если полученный документ имеет пометку «Лично», а на упаковке такой пометки не было.



Простановка отметки о поступлении документа в организацию (реквизит 28) проводится во время вскрытия конверта и проверки вложений.

  • Простановка отметки о поступлении документа в организацию (реквизит 28) проводится во время вскрытия конверта и проверки вложений.

  • Существует ряд документов, не подлежащих регистрации, например:

    • сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;
    • графики, заявки;
    • рекламная информация;
    • поздравительные письма;
    • пригласительные билеты;
    • объяснительные записки;
    • документы с пометкой «Лично».


4. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределить их по адресатам и исполнителям.

  • 4. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределить их по адресатам и исполнителям.

  • 5. Регистрация документов проводится после предварительного рассмотрения в специальном журнале регистрации. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям под расписку.



Дальнейший этап документооборота – контроль за исполнением. В обязанности секретаря входит напоминание о сроках исполнения, решение вопроса о продлении сроков. Документ находится у исполнителя до окончательного рассмотрения вопроса.

  • Дальнейший этап документооборота – контроль за исполнением. В обязанности секретаря входит напоминание о сроках исполнения, решение вопроса о продлении сроков. Документ находится у исполнителя до окончательного рассмотрения вопроса.

  • После исполнения документа он возвращается секретарю для подшивки в дело. Секретарь делает отметку об исполнении документа и подшивает его в дело.



Обработка исходящих и внутренних документов

  • Составление проекта документа. Проект готовит исполнитель, назначенный руководителем. В проекте отражается содержательная часть документа.

  • Согласование проекта: заключается в консультациях со специалистами и другими соисполнителями, которые, в будущем, будут обязаны завизировать документ. Это наиболее важный и длительный этап, поэтому важно построить работу так, чтобы не получился «бег по замкнутому кругу».

  • Оформление документа. Оформление может выполнить либо непосредственно исполнитель, либо секретарь – по указанию руководителя. Оформление заключается в изготовлении документа со всеми необходимыми реквизитами. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах: первый отправляется по назначению, второй – для подшивки в дело.

  • Визирование документа.



Подписание руководителем. Документ представляется руководителю на подпись вместе с сопровождающими документами, которые послужили основой для составления проекта. Это позволяет быстро проследить причины и правильность работы. Руководитель может внести изменения в документ и направить его на доработку.

  • Подписание руководителем. Документ представляется руководителю на подпись вместе с сопровождающими документами, которые послужили основой для составления проекта. Это позволяет быстро проследить причины и правильность работы. Руководитель может внести изменения в документ и направить его на доработку.

  • Регистрация документа: заключается в присвоении регистрационного номера, указании его на документе и записи данных о документе в журнале регистрации исходящих (или внутренних) документов. Регистрационный номер указывается на обоих экземплярах документа.



Указанные этапы документооборота одинаковы и для внутренних, и для исходящих документов. Дальнейшие действия несколько различны.

  • Указанные этапы документооборота одинаковы и для внутренних, и для исходящих документов. Дальнейшие действия несколько различны.

  • Исходящие документы подлежат отправке.

  • Действия по отправке документов:

  • проверка наличия всех листов и приложений;

  • вкладывание в конверт;

  • написание адреса отправителя (в организации может быть специальный штамп с адресом, либо фирменные конверты с адресом, указанным типографским способом, либо обеспечена возможность печати адреса с использованием средств оргтехники);

  • сортировка почты по адресатам;

  • доставка на почту или непосредственно получателю.



Второй экземпляр исходящего документа подшивается в дело.

  • Второй экземпляр исходящего документа подшивается в дело.

  • Внутренние документы подлежат исполнению. Как и в случае с входящими документами, необходимо выполнить следующие действия.

  • Обеспечение контроля за исполнением документа.

  • Подшивка исполненного документа в дело.



Регистрация и контроль исполнения документов

  • Для обеспечения учета, поиска и контроля исполнения документов в организации должна существовать налаженная система регистрации документов.

  • Регистрация – это фиксация факта создания или получения документа в журнале регистрации.

  • На каждом предприятии должны быть журналы регистрации:

  • входящих документов;

  • исходящих документов;

  • внутренних документов;

  • коммерческих контрактов;

  • документов, имеющих гриф КТ (коммерческая тайна) или «Конфиденциально».



Номенклатура дел

  • Для повышения эффективности поиска документов и организации их хранения все документы на предприятии разбиваются на группы, из которых формируются дела.

  • Дело – это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку.

  • Дело представляет собой папку-скоросшиватель, картотеку, журнал, в которых размещена отдельная группа документов. Внутри дела документы должны быть расположены в некотором порядке, например:

  • в хронологической последовательности, по мере их появления;

  • в логической последовательности;

  • в алфавитном порядке.



Группирование производится по наиболее важным признакам, отражающим состав и содержание документов. Каждое дело содержит не более 200 – 250 листов.

  • Группирование производится по наиболее важным признакам, отражающим состав и содержание документов. Каждое дело содержит не более 200 – 250 листов.

  • В практике делопроизводства существуют устоявшиеся правила группирования документов в дела. Эти правила называют признаками заведения дел. Перечислим наиболее известные признаки объединения документов:

  • по названиям (справки, приказы и т. д.);

  • за определенный период (например, за три последних месяца);

  • по территориальному признаку (переписка с предприятиями, находящимися в Приморском крае);

  • по одному вопросу;

  • одного автора (организацию);

  • по грифу ограничения доступа.

  • Помимо этого, дела должны содержать документы с единым сроком хранения.



Номенклатура дел

  • Номенклатура дел – систематизированный список дел, журналов, книг, картотек, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

  • Номенклатура дел состоит из разделов (заголовков), которые отражают основные участки деятельности предприятия. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы (приказы, протоколы), затем – переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации.



Пример номенклатуры дел малого предприятия

  • Администрация

  • Бухгалтерия

  • Документы по личному составу

  • Технический отдел

  • Торговый отдел

  • Транспортный отдел

  • Склад



01 Администрация (АДМ):

  • 01 Администрация (АДМ):

  • 01-01 устав

  • 01-02 лицензия

  • 01-03 программа развития

  • 01-04 приказы директора по основной деятельности

  • 01-05 коллективные договоры

  • 01-06 правила внутреннего распорядка

  • 01-07 должностные инструкции

  • 01-08 приемо-сдаточные акты

  • 01-09 журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции

  • 01-10 личные дела сотрудников

  • 01-11 инвентарные описи



02 Технический отдел (ТЕХ):

  • 02 Технический отдел (ТЕХ):

  • 02-01 договоры о поставках комплектующих

  • 02-02 претензии

  • 02-03 техническая документация

  • 02-04 инструкция по технике безопасности, пожаробезопасности

  • 02-05 заказ - наряды

  • 03 Документы по личному составу (ЛС):

  • 03-01 приказы по личному составу (отпуска, командировки, поощрения, наказания)

  • 03-02 личные дела работников

  • 03-03 трудовые книжки

  • 03-04 документы о повышении квалификации работников

  • 03-05 трудовые договоры с сотрудниками (контракты)



04 Бухгалтерия (БУХ):

  • 04 Бухгалтерия (БУХ):

  • 04-01 лицевые счета по начислению зарплаты

  • 04-02 хозяйственные договоры

  • 04-03 финансово-бухгалтерская отчетность

  • 04-04 отчетность по финансированию учреждения

  • 04-05 тарификационные списки

  • 04-06 табели рабочего времени

  • 04-07 акты инвентаризации

  • 04-08 акты списания



05 Торговый отдел (ТОРГ):

  • 05 Торговый отдел (ТОРГ):

  • 05-01 прайс-листы

  • 05-02 договоры купли-продажи

  • 05-03 гарантийные обязательства

  • 06 Склад (СКЛ):

  • 06-01 приходные ордера

  • 06-02 накладные на отпуск товара



Форма обложки номенклатуры



Правила формирования дел

  • документ должен храниться только в одном деле и в единственном экземпляре;

  • в дела помещаются документы, работа по которым уже проведена;

  • документы разных сроков хранения помещают в разные дела;

  • документы, касающиеся одного вопроса. помещаются в одно дело;

  • документы в деле располагаются в хронологической последовательности (в прямом и обратном порядке) или в порядке возрастания их номеров.





Похожие:

Лекция №10 Понятие документооборота iconЛекция №1 Понятие и классификация ресурсов здравоохранения
Кафедра Управления, экономики здравоохранения и фармации ипо лекция №1 Понятие и классификация ресурсов здравоохранения
Лекция №10 Понятие документооборота iconДизайн ресторанов и банкетов Перечень тем лекционных занятий
Вводная лекция. Понятие дизайна как деятельности направленной на придание эстетических качеств искусственно создаваемой предметно...
Лекция №10 Понятие документооборота iconТема урока: Организация документооборота предприятия
Изучить организацию документооборота предприятия и обеспечить контроль за прохождением документов
Лекция №10 Понятие документооборота iconАвтоматизированные системы электронного документооборота: сравнительный анализ Выполнил студент 5 курса
В сегодняшней презентации рассмотрим сравнительный анализ наиболее популярных систем электронного документооборота, таких как
Лекция №10 Понятие документооборота iconТема Технологии электронного документооборота Документ в сэд
Документ основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории...
Лекция №10 Понятие документооборота iconСистема электронного документооборота (сэд) Система электронного документооборота (сэд)
Хотят сохранить преимущества уже используемой сэд и добавить к ней полноценную систему защиты
Лекция №10 Понятие документооборота iconНовое качество национального рынка систем электронного документооборота
И будете не правы. Играют и достаточно успешно. В таком положении находятся игроки на рынке систем электронного документооборота....
Лекция №10 Понятие документооборота iconЛекция Автор доц. Киреева Н. Н. Понятие
Способности это индивидуально-психологические особенности, отличающие одного человека от другого
Лекция №10 Понятие документооборота iconЛекция №1 Понятие и предмет гражданского права
Основания признания гражданина безвестно отсутствующим или объявления его умершим
Лекция №10 Понятие документооборота iconE-doc система электронного документооборота   сэд e-doc
Данный документооборот создан с учетом специфики казахстанского делопроизводства и соответствует требованиям Постановления Правительства...
Разместите кнопку на своём сайте:
hnu.docdat.com


База данных защищена авторским правом ©hnu.docdat.com 2012
обратиться к администрации
hnu.docdat.com
Главная страница