Задачи внедрения сэд создание единого информационного пространства предприятия




НазваниеЗадачи внедрения сэд создание единого информационного пространства предприятия
Дата конвертации02.03.2013
Размер445 b.
ТипРуководство



Задачи внедрения СЭД

  • Создание единого информационного пространства предприятия

  • Обеспечение эффективного контроля за исполнением приказов и распоряжений

  • Сокращение времени согласования документов

  • Сокращение времени на поиск и обработку информации

  • Повышение исполнительской дисциплины сотрудников

  • Внедрение единых стандартов работы с электронными документами

  • Улучшение защищенности, управляемости и доступности документов

  • Снижение затрат на расходные материалы, оптимизация бизнес-процессов и увеличение прибыли предприятия



Основные функции «MasterDOC»

  • Управление знаниями, делопроизводство и документооборот

  • Централизованное и систематизированное хранение информационной и распорядительной документации

  • Публикация и пересылка сообщений( объявления, новости, внутренняя корреспонденция)

  • Управление доступом к корпоративной информации

  • Хранение документов любых форматов

  • Интеграция с другими системами и информационными базами



Объекты автоматизации

  • Секретариаты и канцелярии

    • Обработка входящей, исходящей корреспонденции
    • Работа с общими управленческими документами (приказы, распоряжения, заявки, договора, проекты исходящих документов, служебная переписка)
    • Работа со специализированными документами (кредитные заявки, рекламные макеты и др.)
    • Распределение документов и отправка руководству
    • Контроль за прохождением документов внутри организации
    • Оформление документов, согласование, печать и тиражирование
    • Формирование, хранение и передача в архив
  • Руководство

    • Быстрый доступ ко всем документам
    • Формирование и исполнение поручений
    • Контроль исполнительской дисциплины
    • Согласование документов
    • Контроль договоров и управление проектами
    • Делегирование полномочий
  • Исполнители всех уровней

    • Сбор рецензий, комментариев по подготовленному документу
    • Поиск корпоративной информации
    • Планирование работы
    • Информирование сотрудников и согласование производственных вопросов
    • Возможность удаленной работы и удаленного доступа к информационным базам


Эргономика и характеристики“MasterDOC”



Адаптация и поддержка бизнес-процессов

  • Настройка и модификация по требованиям заказчика

  • Поддержка работы всех сотрудников организации

  • Учет специфики и стандартов документооборота государственных организаций

  • Открытая модульная архитектура

  • Реализация в среде Lotus Notes



Электронный документооборот

  • Обработка входящей и исходящей корреспонденции

  • Формирование и исполнение поручений на основе резолюций

  • Контроль исполнения поручений по документам

  • Статусный контроль выполнения поручений по документам

  • Поддержание внутреннего документооборота

  • Хранение и динамическое обновление данных о структуре, работниках и контрагентах организации

  • Работа с договорами и внешними контактами

  • Полный цикл согласования документов

  • Архивирование документов

  • Расширенные возможности поиска

  • Развитая система построения отчетности



  • Архитектура системы «MasterDOC»



Сервисы и компоненты СЭД



Справочники

  • В структуре «MasterDOC» содержится большое количество справочников для точной настройки системы согласно требованиям заказчика. Эти функции позволяют максимально упростить и сделать гибким процесс внедрения и сопровождения СЭД.

  • Пример справочников:

  • Адреса, Источник информации, Категории документов, Категории тем, Местоположение объектов, Номенклатура дел, Специализация, Список валют, Тематика документов, заявки, поручения, контакты, Типы договоров, Виды документов, Типы контактов, Типы помещений, Типы работ, Типы событий, Типы совещаний, Условия оплаты, Формулировки резолюций и др.



Структура организации в системе «MasterDOC» описывается с помощью группы документов: Организация, Подразделение, Сотрудник, Группа

  • Структура организации в системе «MasterDOC» описывается с помощью группы документов: Организация, Подразделение, Сотрудник, Группа

  • В системе «MasterDOC» реализована поддержка сложной организационной структуры: данные компаний (в холдингах), информация из подразделений, данные по отдельным проектам

  • Хранение и отображение фактов делегирования полномочий, исполнения обязанностей, деловодства в подразделениях и в общей структуре организации

  • Возможность хранения и отображения фактов увольнения и перевода сотрудников в другие подразделения, а также при формировании новой структуры организации



БД «Справочник организации»



Управление структурой организации



Жизненный цикл документа



Функции согласования документов

  • Поддержка маршрута прохождения и процессов обработки распорядительных документов

  • Гибкая настройка механизма согласования

  • Поддержка любых схем согласования документов

  • Использование шаблонов маршрутов прохождения документов

  • Изменение маршрута прохождения документов «на лету»

  • Контроль процессов обработки документов

  • Возможность смены ответственного и участников в процессе согласования

  • Действия с согласованием: завершить, повторить, очистить.





Согласование документов



Контроль исполнительской дисциплины

  • Контроль исполнения поручений

  • поручения имеют Автора, Контролера, Исполнителя(ей)

  • в системе предусмотрена функция корректировки сроков исполнения поручений, смена исполнителей

  • Подготовка отчетов о выполнении поручений, принятие/не принятие отчета о выполнении

  • - с помощью функции оповещения пользователи «MasterDOC» могут получать данные о нарушениях сроков исполнения поручений, завершении работ по поручениям

  • Отчеты по задержкам при выполнении поручений. Статистика обработки документов

  • - Для контроля за исполнением распоряжений и приказов ведется история поручений: кто, когда, кому давал поручение, с каким результатом

  • - Пользователям доступна функция получения информации о поручениях, их авторах, исполнителях, соисполнителях, контролирующих лицах





Напоминания о документах





Отчеты и статистика обработки документов



Управление доступом к документу



Поиск документов



Поиск документов Механизм поиска по полям



Полнотекстовый поиск Стандартные средства поиска Lotus Notes





История редактирования документов



Протоколирование действий пользователей



Интерфейс и навигация



Начало работы



Механизмы обработки документов

  • Создание документов с использованием шаблонов и словарных значений

  • Сканирование документов

  • Регистрация документов

  • Отправка документов на рассмотрение

  • Наложение резолюции

  • Ознакомление

  • Пересылка документов

  • Контроль исполнительской дисциплины

  • Рецензирование и согласование документов

  • Поиск документов

  • Печать документов

  • Формирование отчетов

  • Отправление в дело

  • Отправление в архив



Ввод данных Сканирование документов











Служебные записки



Поддержка работы в распределенной среде



Работа в распределенной среде Форматы передачи данных

  • Репликация: данные словарей и справочных баз

  • Передача функциональных данных пакетами



Методология внедрения



Консалтинг

  • Аналитическое обследование

  • Разработка Концепции СЭД

  • Разработка Спецификации по установке и настройке

  • Разработка Спецификаций требований на разработку дополнительных модулей и механизмов интеграции

  • Разработка и принятие регламентов



Внедрение

  • Настройка регламентов

  • Разработка дополнительных модулей

  • Установка ПО IBM Lotus Domino\Notes

  • Установка и настройка «MasterDOC»

  • Настройка отчетов

  • Перенос справочников

  • Обучение пользователей и администраторов «MasterDOC». Проведение опытной эксплуатации



Сопровождение

  • Техническая поддержка пользователей по вопросам эксплуатации и функционирования системы электронного документооборота осуществляется:

  • в телефонном режиме

  • по электронной почте

  • через web- доступ к базе по поддержке пользователей

  • при выезде специалиста на территорию заказчика



Аспекты, оказывающие решающее значение на результат внедрения программного средства

  • Степень соответствия предлагаемого продукта требованиям, предъявляемым заказчиком к такого рода системам

  • Уровень подготовленности сотрудников, осуществляющих работы по внедрению

  • Уровень готовности технических средств и персонала заказчика



Преимущества внедрения «MasterDOC»

  • Эффективная работа со всем комплексом организационной и распорядительной документации

  • Систематизация знаний в едином хранилище и удобный доступ к корпоративной информации

  • Автоматизация документооборота

  • Эффективное информационное и организационное взаимодействие рабочих групп



В чем выгоды использования «MasterDOC»?

  • Внедрение системы электронного оборота позволяет сократить затраты на расходные материалы

  • С помощью функций системы достигается значительная экономия времени сотрудников на поиск, обработку, утверждения и согласование распорядительной документации

  • Объединение знаний, ускорение процессов согласования и оптимизация информационных потоков гарантирует высокую продуктивность бизнес-процессов

  • Система «MasterDOC» обеспечивает предприятие интеллектуальным капиталом, что стимулирует рост материальных и финансовых ресурсов



Расчет затрат на операции с документами

  • N – число сотрудников организации

  • T – доля времени, затрачиваемого на «рутинные» операции с документами

  • Z – средняя зарплата в месяц

  • Итого, Потери = N*T*Z

  • Пример: 1000 сотрудников, 20% времени, $300 ср. зарплата

  • Потери = 1000*$300*0,2= $60 000 в месяц



Пример расчета эффективности «MasterDOC»







Похожие:

Задачи внедрения сэд создание единого информационного пространства предприятия iconСоздание единого информационного пространства школы Создание единого информационного пространства школы

Задачи внедрения сэд создание единого информационного пространства предприятия iconТема и
Необходимость разработки оптимальной модели валютной интеграции для Единого экономического пространства (Беларусь, Россия, Казахстан)...
Задачи внедрения сэд создание единого информационного пространства предприятия iconФамилия, имя, отчество
«Электронная школа» связующее звено единого информационного пространства образовательного учреждения, объединяющее следующие информационные...
Задачи внедрения сэд создание единого информационного пространства предприятия iconСоздание единого образовательного пространства, путем интеграции программы «Истоки» и парциальных, региональных программ и технологий, обеспечивающих
Создание единого образовательного пространства, путем интеграции программы «Истоки» ипарциальных, региональных программ и технологий,...
Задачи внедрения сэд создание единого информационного пространства предприятия iconПостроение информационного пространства школы Построение информационного пространства школы
Изучение порядка ведения делопроизводства в образовательном учреждении по программе «1С: Хронограф Школа»
Задачи внедрения сэд создание единого информационного пространства предприятия iconОб Университете Об Университете
Ргтэу, формирования и развития единого информационного пространства ргтэу и интеграции его с мировым информационным сообществом
Задачи внедрения сэд создание единого информационного пространства предприятия iconСоздание глобального информационного пространства
...
Задачи внедрения сэд создание единого информационного пространства предприятия iconСоздание единого ппмс создание единого ппмс
«Борьба за право жить», «я -это Я! И это здорово!», «Как научиться сдавать экзамены?»
Задачи внедрения сэд создание единого информационного пространства предприятия iconВозможности социализации детей-инвалидов средствами Единого информационного ресурса www vacad ru
Возможности социализации детей-инвалидов средствами Единого информационного ресурса
Задачи внедрения сэд создание единого информационного пространства предприятия iconСистема электронного документооборота (сэд) Система электронного документооборота (сэд)
Хотят сохранить преимущества уже используемой сэд и добавить к ней полноценную систему защиты
Разместите кнопку на своём сайте:
hnu.docdat.com


База данных защищена авторским правом ©hnu.docdat.com 2012
обратиться к администрации
hnu.docdat.com
Главная страница