Лекции мы: узнаем об этических и речевых нормах письменного делового общения получим представление о наиболее распространенных жанрах деловой документации и переписки




НазваниеЛекции мы: узнаем об этических и речевых нормах письменного делового общения получим представление о наиболее распространенных жанрах деловой документации и переписки
Дата конвертации02.03.2013
Размер445 b.
ТипЛекции


  • Язык деловых бумаг

  • и деловой

  • переписки


На этой лекции мы:

  • узнаем об этических и речевых нормах письменного делового общения

  • получим представление о наиболее распространенных жанрах деловой документации и переписки

  • научимся составлять резюме, заявления, деловые письма и другие тексты официально-делового стиля



Официально-деловой стиль

  • Предназначен для обслуживания официальных

  • отношений в обществе между людьми,

  • органами власти и другими структурами.

  • Функция официально-делового стиля:

  • служить инструментом делового общения,

  • средством фиксации управленческой,

  • деловой и служебной информации.



Структура корпоративных коммуникаций

  • Виды корпоративных коммуникаций:

  • управленческие; финансово-коммерческие; кадровые;

  • производственные; маркетинговые; реклама и связи с

  • общественностью

  • Коммуникативные партнеры компании:

  • органы власти и государственные учреждения;

  • общественные организации; клиенты; партнеры;

  • поставщики; конкуренты; кадровые агентства;

  • рекламные агентства; СМИ.



Что должен уметь любой сотрудник компании?

  • понимать цели осуществляемой коммуникации

  • формировать свою стратегию общения, организовывать

  • общение, управлять им

  • владеть речевым этикетом

  • представлять в устной и письменной форме свои идеи и

  • предложения (публичное выступление, презентация)

  • вести деловую переписку, составлять внутренние документы

  • эффективно участвовать в переговорах и совещаниях

  • переводить информацию с одного типа речи на другой (из

  • устной в письменную и наоборот)

  • свертывать и развертывать информацию (перефразирование,

  • резюмирование, вербализация и т.д.)

  • обосновывать, доказывать, аргументировать, давать оценки

  • убеждать собеседника, влиять на собеседника, создавать

  • доверительные отношения с собеседником



Особенности письменного делового общения

  • официальность

  • регламентированность

  • основной жанр – документ

  • Этические нормы:

  • Ответ на письмо необходимо дать в любом случае и с соблюдением установленных сроков

  • Нельзя писать ответ на бланке присланного письма

  • Нельзя побуждать адресата к спешке

  • Нельзя навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, затронутого в документе

  • Нельзя указывать адресату на его ошибки (невнимательность и т.д.)

  • Нельзя начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Начинать необходимо с мотивации принятого решения и в конце письма указать на возможность и условия повторного обращения к вопросу





Жанры документов и деловой переписки



Жанры документов и деловой переписки



Жанры документов и деловой переписки



Написание резюме

  •      Резюме, Curriculum vitae - краткая анкета физического лица, пред-

  • ставляемая работодателю или в посредническую фирму по набору кад-

  • ров для заочного профессионального конкурсного отбора на замещение

  • вакантной должности.

  •        Структура резюме:

  • Фамилия, имя и отчество соискателя, возраст, семейное поло-

  • жение, контактная информация (телефон, e-mail).

  • Цель: трудоустройство на должностьполучение должности…

  • Образование (в том числе, дополнительное). Сведения о полученном

  • образовании излагаются в обратном хронологическом порядке.

  • Называется вуз, год окончания и полученная специальность.

  • 4. Опыт работы. Сведения о трудовой деятельности (место работы и за-

  • нимаемая должность) излагаются в обратном хронологическом по-

  • рядке. Указывается  полностью наименование предприятия, его место-

  • нахождение, занимаемая должность и конкретные функции, которые

  • исполнял соискатель.

  • 5. Дополнительные сведения: знание иностранных языков, профес-

  • сиональные навыки по другой специальности, личностные качества,

  • готовность к работе с ненормированным рабочим днем, наличие дело-

  • вых связей и др.

  • 6. Дата, подпись.

  •       



Образец резюме

  • Петров Иван Иванович

  • Возраст: 30 лет; Семейное положение: женат, имею сына.

  • Телефон: 80684444444.

  • Цель: соискание должности системного администратора

  • Образование:

  • Харьковский национальный университет радиоэлектроники, специальность «Ком-

  • пьютерные интеллектуальные системы и сети», закончил в 2002.

  • Опыт работы:

  • С 31.03.2003 г. по настоящее время: ЗАО «Рога и Копыта» г. Киев, должность:

  • специалист информационного отдела, выполняемые обязанности: прокладка и

  • обслуживание сети, учёт компьютерной и офисной техники.

  • Достижения и результаты: обеспечил полную информатизацию компании, повысил

  • на 50 % эффективность использования офисной техники.

  • С 1.12. 2000 г. по март 2003: ООО «CтримС» г. Киев, должность: системный

  • администратор, выполняемые обязанности: разработка программного обеспе-

  • чения, обслуживание почтового сервера.

  • Достижения и результаты: разработанная программа «MX» позволила повысить

  • производительность труда в компании на 25 %.

  • Дополнительные сведения:

  • Владение иностранным языком: английский технический.

  • Имею диплом международного конкурса программистов.   



Структура рекомендательного письма

  • Подтверждение факта работы в компании (в каком качестве и в

  • течение какого периода времени Вы знаете человека, которому даете

  • рекомендацию, продолжительность его работы в компании, выпол-

  • няемые им обязанности и все значительные проекты, разработанные

  • и осуществленные им. В заключительном предложении этого абзаца

  • можно подвести итог вышесказанного или высказать Ваше мнение о

  • рекомендуемом лице.

  • 3. Дать более подробную характеристику человека с точки зрения

  • его профессиональных качеств. Опишите его умение справляться с

  • выполнением определенных задач и перечислите все его значи-

  • тельные достижения. Какие достоинства и недостатки рекомендуе-

  • мого лица проявляются на работе? Какое впечатление производит

  • этот человек при общении и взаимодействии с другими людьми?

  • 4. Дать характеристику человека с точки зрения его личностных

  • качеств и поведения.

  • 5. Рекомендации (укажите степень, до которой Вы рекомендуете

  • человека на искомую должность: безоговорочно, настоятельно, с

  • некоторыми оговорками и т.д.).

  • 6. Должность, Ф.И.О. того, кто подписывает рекомендательное пись-

  • мо, контактные координаты.



Образец рекомендательного письма

  • Рекомендательное письмо

  • Госпожа Иванова А.А. с ноября 2006г. по декабрь 2008г. работала в Московском отделении Банка «Золото-Банк» в должности главного менеджера кассового центра операционного управления банка. Г-жа Иванова А.А. создавала кассовый центр Московского отделения Банка. При ее непосредственном участии была налажена работа в соответствии с требованиями Центрального Банка РФ, открыт отдел ВИП - обслуживания на базе Банка. Все проверки Центрального Банка РФ давали отличную оценку работе кассового центра.

  • Г-жа Иванова зарекомендовала себя как отличный специалист, способный принимать решения и нести ответственность за поставленные цели. Г-же Ивановой присущи высокая работоспособность, общительность, благожелательность. Особенно хочется подчеркнуть ее умение контактировать с людьми и бесконфликтно решать возникающие вопросы.

  • В настоящее время в Банке происходит реформа деятельности управленческого персонала и значительное сокращение штата, при котором должность г-жи Ивановой А.А. ликвидируется.

  • Профессиональные навыки и личностные качества г-жи Ивановой позволяют рекомендовать ее для дальнейшей работы в банковском секторе. Руководство Банка рассчитывает, что приобретенный опыт работы позволит Ивановой А.А. быть востребованным специалистом и желает ей дальнейших успехов в профессиональной сфере.

  • С уважением,

  • Исп. директор Московского отделение ОАО «Золото-Банк»

  • Михайлов Н.С.

  • Тел./факс: 8-111-1112693



Структура заявления (ходатайства)

  • Кому

  • (должность, организация, Ф.И.О.)

  • кого

          • (Ф.И.О. заявителя,
          • при необходимости – адрес и др.информация)
  • заявление.

  • Прошу + инфинитив (принять, разрешить, допустить, предоставить и т. п.).

  •     Текст заявления может начинаться и типовыми конструкциями

  • для ввода аргументации: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на

  • основании того, что...; потому что...; так как...; учитывая (что ?)...

  • Дата Подпись



Образец заявления

  • 1 вариант Генеральному директору

  • компании «Восток»

  • Петрову А.А.

  • Калинина Б.В.

  • заявление.

  • 2 вариант Генеральному директору

  • компании «Восток»

  • Петрову А.А.

  • от Калинина Б.В.

  • Заявление

  • Прошу принять меня на работу в должности менеджера по

  • продажам с 1.06.2006 г.

  • 30 мая 2006 г. Калинин



Структура служебной (докладной) записки

  • Кому (должность, Ф.И.О.)

  • кого (должность, Ф.И.О. автора записки)

  • служебная записка

  • Описание ситуации, проблемы, изложение причины или мотива составления записки (в связи с увеличением штатного расписания…; в соответствии с Вашими указаниями …)

  • изложение просьбы, предложения, информации (прошу предоставить рабочее место… мною были проведены мероприятия…)

  • изложение деталей или выводов просьбы, предложения, информации (рабочее место также необходимо оборудовать … в результате проведенных мероприятий…).

  • дата подпись





Разновидности деловых писем

  • просьба, запрос

  • сообщение, извещение, напоминание

  • приглашение

  • сопроводительное письмо

  • коммерческое предложение

  • отказ

  • претензия (рекламация)



Стандарты оформления деловых писем

  • Логотип, Кому: Должность, название

  • реквизиты компании, Ф.И.О.

  • компании-

  • отправителя Адрес:

  • Реквизиты письма (исходящий номер, дата написания)

  • Обращение!

  • Текст письма

  • С уважением,

  • должность,

  • название компании-отправителя, Подпись

  • Ф.И.О. руководителя



Стандарты оформления деловых писем

  • Обращение:

  • Уважаемый господин Васильев! Уважаемый г-н Иванов! Уважаемый Алексей Степанович,.. Дорогая Ирина Петровна! Уважаемый господин директор!

  • Уважаемый господин посол!

  •        Уважаемые господа! Уважаемые дамы и господа! Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии) Многоуважаемые ветераны!

  • Завершающие фразы:

  • С наилучшими пожеланиями... С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество... Всегда рады оказать Вам услугу... Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения. Заранее благодарим. С интересом ждем от Вас новых предложений. Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время и т. п. Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в...              



Структура делового письма

  • Выражения, подтверждающие получение письма, документов,

  • товаров и т. п.: Ваше письмо от ... получено нами .. Сообщаем вам,

  • что мы (своевременно) получили ваше письмо от ... (Настоящим)

  • подтверждаем (с благодарностью) получение + существительное в

  • родительном падеже (... нового прейскуранта).

  • Выражение благодарности: Благодарим вас за + существительное в

  • винительном падеже (...ваше письмо) Мы вам очень благодарны за +

  • существительное в винительном падеже (...ваш своевременный ответ)

  • Заранее благодарим за + существительное в винительном падеже

  • (...ваше участие) Мы были бы вам очень признательны (благодарны),

  • если бы вы + глагол (...прислали нам ваш прейскурант)

  • Выражения, объясняющие мотивы создания письма: В порядке

  • оказания технической помощи... В связи с тяжелым положением...

  • В связи с проведением совместных работ... В соответствии с Вашим

  • письмом № ... В соответствии с протоколом... В целях усиления охраны

  • государственного имущества... В ответ на вашу просьбу...

  • В подтверждение нашего телефонного разговора... В подтверждение

  • нашей договоренности... На основании вашей телеграммы от.. В ответ

  • на Ваш запрос…



Структура делового письма



Структура делового письма

  • Гарантия: Оплату... ; Качество изделий...; Сроки выполнения...

  • (...гарантируем... )

  • Предложение: Мы можем предложить вам... (автоматизированную

  • систему управления в счет взаимных поставок на 2001 г. ...); Пред-

  • лагаем вам... (...приобрести... на комиссионных началах...); Мы

  • можем рекомендовать вам... (...подрядчика, который гарантирует

  • выполнение указанной работы в период с ... по...)

  • Приглашение: Приглашаем... (...представителя вашего предприятия

  • посетить...; Имеем честь пригласить Вас…Просим принять участие

  • (...в обсуждении проблемы...)

  • Отказ и отклонение предложения (проекта): Используется

  • лексика, помогающая отправителю письма оставаться вежливым,

  • заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства полу-

  • чателя письма. Для этого в начале ключевой фразы используются

  • слова, выражающие сожаление: К сожалению, Ваше предложение

  • (проект) отклонено по следующим причинам... Присланный вами

  • проект ... нами не может быть утвержден по следующим причинам:

  • ... К сожалению, в настоящий момент не располагаем возможностью

  • удовлетворить Вашу заявку …



Структура делового письма

  • Выражение просьбы: Просим... (Вас проверить ход выполнения

  • работ; ...выслать в наш адрес более подробную информацию;

  • принять меры...) Прошу... (сообщить данные о производительности

  • Сопроводительное письмо: Направляем... (...чертежи сборки

  • машин...) Высылаем...(...подписанный с нашей стороны договор...)

  • Посылаем... ( ...интересующую Вас документацию заказной

  • бандеролью...)

  • Извещение (подтверждение): Нам приятно сообщить, что...

  • Ставим Вас в известность, что... (...руководство завода при-

  • няло решение...; ...ваше предложение принято... ) Подтверждаем...

  • (...получение спецификаций на...) С благодарностью подтверждаем...

  • ...получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...)

  • Завод "Прогресс" подтверждает... (...условия поставки обору-

  • дования...)

  • Напоминание: Напоминаем, что... (...по плану совместных работ

  • вы должны...; ...в соответствии с... вы должны... ) Напоминаем

  • Вам, что... (...Ваша задолженность по оплате составляет...)



Письмо-просьба

  • Ректору ВГУЭС

  • Лазареву Г.И.

  • Уважаемый Геннадий Иннокентьевич!

  • В соответствии с ранее утвержденным планом прове-

  • дения научных мероприятий, с 10 по 15 апреля т.г. на

  • базе ВГУЭС состоится студенческая научная конферен-

  • ция. В связи с этим прошу предоставить 2 аудитории

  • вместимостью по 50 человек каждая, а также органи-

  • зовать питание участников. Оплату гарантирую.

  • Заранее благодарен,

  • директор научного центра Семенов Т.И.

  • 12.03.07 г.



Структура письма-просьбы

  • Причина обращения (В связи с неполучением счета-

  • фактуры... ; Вследствие изменения цен на энергоносители)…

  • Или Цель обращения (В целях скорейшего решения вопро-

  • са; для согласования спорных вопросов... ; В целях безопас-

  • ности прохождения груза... ; Во избежание конфликтных си-

  • туаций); Или Ссылки на основание для обращения (Учи-

  • тывая, что производственные показатели снизились на... ; На

  • основании нашего телефонного разговора...и т. п. )

  • 2. Изложение просьбы (Прошу Вас сообщить о возможности

  • поставки.. Убедительно прошу направить в наш адрес указан-

  • ные документы; обращаюсь с просьбой выслать образцы

  • материалов)

  • 3. Выражение благодарности (заранее благодарю, глубоко признателен за содействие и т.д.)



Коммерческое предложение (оферта)

  • Директору ООО «Ромашка»

  • Кузнецовой Т.И.

  • Уважаемая Татьяна Ивановна!

  • ЗАО «Система» выступает с предложением о внедрении и распространении в Вашей

  • компании системы электронного документооборота и электронной отчетности.

  • Электронный документооборот осуществляется с помощью электронной цифровой

  • подписи и системы шифрования информации. Он может использоваться при отправке

  • различных отчетов в государственные структуры: налоговую инспекцию, органы

  • статистики, Пенсионный фонд.

  • Внедрение системы электронной отчетности освободит Вашу компанию от необхо-

  • димости сдачи деклараций на бумажных носителях с обязательным посещением нало-

  • говой инспекции, существенно упростит и ускорит сдачу отчетов, а также гарантирует

  • криптозащиту информации.

  • За более подробной информацией можно обратиться к менеджеру нашей компании

  • Соловьевой Т.П. по тел. 65-38-90. Наши специалисты также готовы продемонстрировать

  • работу системы электронной отчетности в Вашем офисе в любое удобное для Вас время.

  • С уважением,

  • генеральный директор ЗАО «Система» Морозко Д.И.

  • 12.01.07 г.





Письмо-отказ

  • Директору ООО «Восток»

  • Шаповалову И.Н.

  • Уважаемый Игорь Николаевич!

  • На Ваше письмо от 20.02.2007 г. о подключении Вашей компа-

  • нии к системе Интернет-телевидения сообщаю следующее.

  • Подключение к сети Интернет с возможностью передачи теле-

  • визионных каналов в здании, где размещена Ваша компания, за-

  • планировано на 2 квартал текущего года. В настоящий момент в

  • здании осуществляется техническая подготовка.

  • К сожалению, подключение к Интернет-телевидению из-за

  • отсутствия необходимых сетей в здании в указанные в Вашем

  • письме сроки не представляется возможным. Однако Ваша заявка

  • будет удовлетворена в течение 3 квартала текущего года.

  • С уважением,

  • генеральный директор

  • Компании электросвязи Иванов О.Н.

  • 12.03.07 г.



Структура письма-ответа

  •       Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок. Положительное решение:       1. повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к ... сообщаем..., В ответ на Ваш запрос о ... направляем...;

  • 2. изложение информации по запросу.

  •       Отрицательное решение: 1. повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением);

  • 2. аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;

  • 3. констатация отказа или отклонения предложения.      



Письмо-претензия

  • Директору компании «Грант»

  • Петрову И.С.

  • Уважаемый Иван Семенович!

  • В соответствии с заключенным между нами договором № 15 от

  • 13.04.2006 г. Ваша компания обязалась в течение января-февраля 2007

  • года осуществить обновление правовых программ в компании «Вектор».

  • Однако в указанные сроки обновление проведено не было, на наши

  • письменные обращения (от 15.01. и от 10.02 т.г.) о необходимости про-

  • ведения работ ответы не поступили. По этой причине компания не имела

  • возможности доступа к актуальной информации, что привело к задерж-

  • кам в обслуживании наших клиентов.

  • В связи с вышеуказанным предлагаю Вам в 3-хдневный срок

  • вернуть на наш расчетный счет уплаченную нами за установку программ

  • сумму (10 500 руб.,), а также выплатить неустойку за причиненный ма-

  • териальный ущерб в размере 50 000 руб. (расчет суммы ущерба

  • прилагается).

  • Директор компании «Вектор» Павлов А.К.

  • 03.04.2007 г.



Структура рекламации (претензии)

  •    





Похожие:

Лекции мы: узнаем об этических и речевых нормах письменного делового общения получим представление о наиболее распространенных жанрах деловой документации и переписки iconЦель: проведение анализа наиболее распространенных в повседневной и деловой жизни правил этикета в Англии и в России
Изучить нормы и правила этикета в России в аналогичных сферах повседневной и деловой жизни
Лекции мы: узнаем об этических и речевых нормах письменного делового общения получим представление о наиболее распространенных жанрах деловой документации и переписки iconЭтика делового общения Что такое этика делового общения?
Слово «этикет» произошло от французского etiquette и означает «установленный порядок поведения где-либо»
Лекции мы: узнаем об этических и речевых нормах письменного делового общения получим представление о наиболее распространенных жанрах деловой документации и переписки iconАктуальность проблемы
Интересно, как вы сами воспринимаете значимость делового этикета и этики делового общения в нашей жизни
Лекции мы: узнаем об этических и речевых нормах письменного делового общения получим представление о наиболее распространенных жанрах деловой документации и переписки iconЛекция №5 «Золотые» правила деловой переписки
Не «отписывайся» общими фразами. Если нечего сказать сообщи, что вопрос закрыт или в стадии решения
Лекции мы: узнаем об этических и речевых нормах письменного делового общения получим представление о наиболее распространенных жанрах деловой документации и переписки iconОфициально-деловой стиль это функциональная разновидность русского литературного языка, применяемая в сфере общественных отношений
Деловая речь служит средством общения государств, государства с отдельным лицом и обществом в целом; средством общения предприятий,...
Лекции мы: узнаем об этических и речевых нормах письменного делового общения получим представление о наиболее распространенных жанрах деловой документации и переписки iconЗадачи Дать понятие публицистического и официально-делового стилей языка
Владивостокский государственный университет экономики и сервиса институт международного образования кафедра русского языка симаненко...
Лекции мы: узнаем об этических и речевых нормах письменного делового общения получим представление о наиболее распространенных жанрах деловой документации и переписки iconЭлективный курс по немецкому языку предназначен для учащихся 10-11 классов. Цель курса обучить учащихся основам делового общения в устных и письменных формах в типичных ситуациях: Знакомство
Цель курса обучить учащихся основам делового общения в устных и письменных формах в типичных ситуациях
Лекции мы: узнаем об этических и речевых нормах письменного делового общения получим представление о наиболее распространенных жанрах деловой документации и переписки iconЛекция Стратегия делового общения Общение чрезвычайно разнообразно по своим формам и видам. Можно говорить о прямом и косвенном общении, непосредственном и опосредованном
Лекция Стратегия делового общения Общение чрезвычайно разнообразно по своим формам и видам. Можно говорить о
Лекции мы: узнаем об этических и речевых нормах письменного делового общения получим представление о наиболее распространенных жанрах деловой документации и переписки iconЛекции познакомить иностранных учащихся с лексическими и грамматическими нормами официально-делового стиля речи
Для иностранных студентов Автор И. Д. Михайлова Цель лекции познакомить иностранных учащихся с лексическими и грамматическими нормами...
Лекции мы: узнаем об этических и речевых нормах письменного делового общения получим представление о наиболее распространенных жанрах деловой документации и переписки iconЭлективный курс для 11 класса (профильное обучение) Деловое общение. Специфика делового общения (1ч.)

Разместите кнопку на своём сайте:
hnu.docdat.com


База данных защищена авторским правом ©hnu.docdat.com 2012
обратиться к администрации
hnu.docdat.com
Главная страница