Первое впечатление о фирме складывается именно от организации приёма. Эффективность встречи, а также первое представление о фирме зависят от умения секретаря встретить посетителей




НазваниеПервое впечатление о фирме складывается именно от организации приёма. Эффективность встречи, а также первое представление о фирме зависят от умения секретаря встретить посетителей
Дата конвертации19.02.2013
Размер445 b.
ТипПрезентации



















Первое впечатление о фирме складывается именно от организации приёма. Эффективность встречи, а также первое представление о фирме зависят от умения секретаря встретить посетителей. Предупредительность, внимание секретаря во многом определяют атмосферу приёма. Организация приёма зависит от категории посетителей, но во всех случаях секретарь должен быть любезным и приветливым.

  • Первое впечатление о фирме складывается именно от организации приёма. Эффективность встречи, а также первое представление о фирме зависят от умения секретаря встретить посетителей. Предупредительность, внимание секретаря во многом определяют атмосферу приёма. Организация приёма зависит от категории посетителей, но во всех случаях секретарь должен быть любезным и приветливым.

  • Секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к руководителю доступ в любое время. Для приёма сотрудников своей или других организаций желательно иметь установленное время и дни. При их приёме необходимо выяснить: их Ф.И.О.; было ли назначено; по какому вопросу; должность и место работы. Во всех случаях задача секретаря – направить посетителя к тому сотруднику, который занимается данными вопросами, и избавить руководителя от лишних приёмов.

  • Если посетитель будет принят руководителем, о нём докладывают, передав по телефону или передав руководителю его визитку. В случае задержки приёма - посетителю предлагают подождать, выпить кофе, полистать журналы, буклеты. Если приём не состоится - нужно извиниться, перенести встречу, объяснить, по каким причинам приём невозможен. При большом числе посетителей, регистрация ведётся на регистрационно-контрольных карточках.



Подготовка документов

  • Подготовка документов

  • Существуют единые требования и правила оформления документов. Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определённый набор реквизитов.

  • Регистрация документов

  • Регистрация документа – запись основных сведений о документе, с последующим проставлением на нём номера и даты регистрации. Она необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учёта и контроля.

  • Формирование дел

  • Документы группируются по следующим признакам:

  • Тематическому (документы одинакового содержания составляют одну группу);

  • Номинальному (документы, имеющие одно и тоже название, объединяются в группу);

  • Хронологическому;

  • Авторскому;

  • Корреспондентскому.

  • Однако при формировании дел нельзя ограничиться одним признаком. При разыскании документов чаще всего пользуются тематическим и номинальным признаками.



Группировка документов по признакам:

  • Группировка документов по признакам:

  • Отчёты, планы – Тематический, номинальный, авторский, хронологический.

  • Инструкции, правила – Тематический, номинальный.

  • Переписка – Корреспондентский, номинальный, тематический.

  • Контроль исполнения документов

  • Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль.

  • Всю документацию на контроле можно разбить на следующие группы:

  • Входящая корреспонденция, на которую нужно подготовить ответы.

  • Исходящие документы, не обусловленные запросами.

  • Лучшим средством осуществления контроля за исполнением документов может служить сроковая и учётная картотеки, а также приказы и графики. Так же осуществляется контроль исполнения распоряжений и указаний. В случае существенного отставания в исполнении документа, или же в случае не исполнения, делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе.

  • Обработка корреспонденции

  • Ответственность за поступившую в структурное подразделение почту несет, прежде всего, секретарь. Корреспонденция подразделяется на входящую и исходящую. С точки зрения секретаря всю поступившую корреспонденцию можно разделить на две неравные части:

  • Корреспонденция, уже вскрытая в главной канцелярии.

  • Корреспонденция в конвертах, адресованная на имя начальника.



  • ВСКРЫТИЕ ПОЧТЫ.

  • Обёртку вскрывать надо так, чтобы не повредить документы, журналы, газеты.

  • ИЗВЛЕЧЕНИЕ И ПРОВЕРКА ПРИЛАГАЕМЫХ БУМАГ.

  • Всё содержимое конверта необходимо скрепить булавкой и прикрепить к конверту, для того чтобы при необходимости, сверить необходимые данные с указанными на конверте. Если в приложении отсутствует какой-нибудь документ, против номера приложения поставьте ноль или просто напишите: «нет» или «не хватает».

  • СОРТИРОВКА ПОЧТЫ.

  • Документы сортируют по срокам исполнения:

  • Почта, обрабатываемая в первую очередь.

  • Текущая переписка.

  • Письма, которые следует вернуть в главную канцелярию или на почту.

  • Печатные материалы.

  • РЕГИСТРАЦИЯ.

  • Секретарь должен знать, у кого на исполнении находится письмо, поэтому письма регистрируются. На входящем документе ставится штамп и вписывается дата его поступления.



ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ПОДГОТОВКА ИХ К ОТПРАВКЕ.

  • ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ПОДГОТОВКА ИХ К ОТПРАВКЕ.

  • Документ поступает от исполнителя в рукописном или отпечатанном виде. Секретарь может: сразу же передать документ руководству, или предварительно ознакомиться с документом с точки зрения соблюдения требований формуляра и грамотности. Спорные моменты помечаются карандашом на полях.

  • Руководитель, ознакомившись с документом и пометками, может: вернуть документ секретарю для перепечатки и исправлений; вернуть на доработку; вернуть документ на перепечатку без исправлений. Если документ возвращается на доработку, секретарь заполняет на него сроковую карточку.

  • СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА.

  • Служебное письмо – наиболее оперативный и распространённый вид управленческой документации.

  • Каждый служебный документ включает один или несколько стандартных аспектов содержания. Текст такого документа необходимо условно подразделять на разделы, подразделы, пункты, и подпункты, которые должны быть пронумерованы.

  • Новую тему или новый поворот темы следует начинать с нового абзаца. Кроме того, связи между предложениями осуществляются с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок (ввиду изложенного, поэтому, в результате этого, следовательно, поскольку).

  • Принципы составления служебных документов:

  • Чёткость, убедительность, аргументация, краткость, стандартизованность словесных оборотов, нейтральность тона.



Как правильно отвечать на звонки:

  • Как правильно отвечать на звонки:

  • Снимайте трубку не позже четвёртого звонка. Это одно из правил хорошего

  • тона. При плохой слышимости надо не повышать голос самому, а попросить

  • собеседника говорить громче и поинтересоваться при этом, как он слышит вас.

  • Подняв трубку, назовите своё учреждение, отдел и вашу должность. В вашем голосе должна звучать заинтересованность: помогите человеку, который звонит, почувствовать, что вы действительно рады его слышать.

  • Отвечая на звонок, нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. Это, кроме того, создаёт обстановку доверительности и помогает лучше понять собеседника. Найдите доброжелательную, нравящуюся вам самим формулировку.

  • Если вам необходимо прервать разговор, чтобы ответить на другой звонок, попросите у вашего собеседника разрешения сделать это. Добейтесь того, чтобы в вашем голосе «звучала» улыбка. Договариваясь о следующем телефонном разговоре, уточните, какое время удобно, для собеседника. Если вам задали вопрос, на который вы не можете ответить, предложите уточнить и перезвонить.

  • Как правило, секретарь не сообщает собеседникам никаких сведений о здоровье, семейных делах или домашнем адресе и телефоне сотрудников, в том числе и косвенно.



Когда звонит телефон:

  • Когда звонит телефон:

  • НЕ СЛЕДУЕТ:

  • Спрашивать: «Могу ли я вам помочь?»

  • Вести две беседы одновременно.

  • Говорить: «Все обедают», «никого нет», «перезвоните».

  • Оставлять телефон без присмотра хотя бы ненадолго и занимать его подолгу.

  • Использовать для заметок клочки бумаги и листки календаря.

  • СЛЕДУЕТ:

  • Спросить: «Чем я могу вам помочь?»

  • Использовать бланки для записи телефонных разговоров или деловой блокнот.

  • Концентрировать внимание на одной беседе; внимательно слушать.

  • Секретарь должен хорошо знать, кого и по каким вопросам следует соединять с руководителем.

  • Сегодня для записи и передачи сообщений широко используются телефонные аппараты с автоответчиком. Секретарь, освободившись, или заняв своё рабочее место, должен прослушать запись и передать сообщения по назначению, а при необходимости – связаться со звонившими.













Похожие:

Первое впечатление о фирме складывается именно от организации приёма. Эффективность встречи, а также первое представление о фирме зависят от умения секретаря встретить посетителей icon1 Первое впечатление о человеке бывает самым верным
Известно, что блестящая по содержанию речь во многом проигрывает, если она произнесена вяло и невыразительно, с запинками и речевыми...
Первое впечатление о фирме складывается именно от организации приёма. Эффективность встречи, а также первое представление о фирме зависят от умения секретаря встретить посетителей iconПрирода африки
Первое впечатление от экваториального леса это хаос в природе. Непроходимая стена из деревьев, кустарников, трав, бамбука, перевитых...
Первое впечатление о фирме складывается именно от организации приёма. Эффективность встречи, а также первое представление о фирме зависят от умения секретаря встретить посетителей iconЛекция №11 Представление о рабочем месте секретаря
...
Первое впечатление о фирме складывается именно от организации приёма. Эффективность встречи, а также первое представление о фирме зависят от умения секретаря встретить посетителей iconПервое: делай добрые дела. Первое
Расспроси своих близких (маму, папу, старших брата или сестру, бабушку, дедушку) о том, каким принципом они руководствуются в жизни....
Первое впечатление о фирме складывается именно от организации приёма. Эффективность встречи, а также первое представление о фирме зависят от умения секретаря встретить посетителей iconПервое появление в салоне А. П. Шерер Первое появление в салоне А. П. Шерер
Вступление в масонство. Неудачная попытка облегчить участь крестьян в своих имениях
Первое впечатление о фирме складывается именно от организации приёма. Эффективность встречи, а также первое представление о фирме зависят от умения секретаря встретить посетителей iconРабота с программой Power Point Основополагающий вопрос: Что нового у компании Dior?
Но уверены ли вы в них? Сейчас появилось очень много подделок, которые вредны для вашей кожи. Выбирайте только те средства, которые...
Первое впечатление о фирме складывается именно от организации приёма. Эффективность встречи, а также первое представление о фирме зависят от умения секретаря встретить посетителей iconВ 1973 году на фирме ibm по новой технологии был разработан первый жесткий диск, который мог хранить до 16 Кбайт информации

Первое впечатление о фирме складывается именно от организации приёма. Эффективность встречи, а также первое представление о фирме зависят от умения секретаря встретить посетителей iconПример № Пример №1
Работница оформила отпуск по уходу за ребенком с 1 марта 2011 года, работая в фирме «Сокол»
Первое впечатление о фирме складывается именно от организации приёма. Эффективность встречи, а также первое представление о фирме зависят от умения секретаря встретить посетителей iconЛекция Лекция Доклад Выступление на деловых совещаниях Выступление перед экспертной, экзаменационной комиссией
Первое впечатление о выступающем (важен внешний вид соответствующий его статусу, аксессуары, естественная манера держаться, уверенная...
Первое впечатление о фирме складывается именно от организации приёма. Эффективность встречи, а также первое представление о фирме зависят от умения секретаря встретить посетителей iconПочему мы выбрали эту тему? Мы очень любим кошек!
Есть мнение, что первое место среди четвероногих друзей человека занимает собака, хотя кошка является одним из наиболее популярных...
Разместите кнопку на своём сайте:
hnu.docdat.com


База данных защищена авторским правом ©hnu.docdat.com 2012
обратиться к администрации
hnu.docdat.com
Главная страница