Лекция №11 Представление о рабочем месте секретаря




НазваниеЛекция №11 Представление о рабочем месте секретаря
Дата конвертации08.02.2013
Размер445 b.
ТипЛекция


Техническая база делопроизводства

  • Лекция № 11


Представление о рабочем месте секретаря

  • Рабочее место – зона трудовой деятельности сотрудника, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

  • Организация рабочего места секретаря начинается с оснащения его мебелью, специальным оборудованием, канцелярскими принадлежностями.



Обязательный набор мебели:

  • канцелярский стол с придвижной тумбой;

  • подъемно-поворотный стул;

  • вспомогательный стол или подставки для оргтехники;

  • шкаф для хранения документации;

  • сейф для хранения важных документов, бланков, штампов и печатей;

  • стул для посетителей.



Канцелярские принадлежности:

  • письменный прибор;

  • справочно-алфавитные блокноты, ежедневник, еженедельник;

  • папка или лоток для текущих документов и бумаги;

  • дырокол, степлер;

  • нож для бумаги, ножницы;

  • корректирующая паста («штрих»), клей;

  • магнитное приспособление для хранения скрепок, кнопок и другой металлической мелочи;

  • настенные часы;

  • папки с надписями «К докладу», «На подписание», «Документы в работе» и т. п.



Эргономика и организация труда

  • Условия труда – это совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе его деятельности.



Факторы производственной среды:

  • Технический

  • Гигиенический

  • Социальный

  • Психологический

  • Психофизический

  • Эстетический



Технические:

  • К техническим факторам условий труда секретаря относится оснащение его рабочего места современными средствами оргтехники и использование в процессе труда новейших информационных технологий.

  • При организации рабочего места секретаря следует побеспокоиться также о специальной мебели и канцелярских принадлежностях



Гигиенические:

  • Гигиенические факторы должны обеспечить сохранность сил и здоровья, минимальную утомляемость и хорошее самочувствие работника в процессе работы. К этим факторам можно отнести освещенность рабочего места, оптимальный температурно-влажностный режим в помещении, продуманную цветовую гамму в оформлении помещений, удобную мебель, отвечающую требованиям эргономики, и т. п. Пыльное, давно не ремонтировавшееся тесное помещение создает ощущение дискомфорта у работающих в нем, что не способствует их хорошему самочувствию



Социальные:

  • Социальные факторы создают у работника ощущение комфортности, социальной защищенности. К ним можно отнести питание работников, медицинское страхование, доступ в спортивные и тренажерные залы, заботу администрации о летнем отдыхе сотрудников и их детей и т. д.



Психологические:

  • Психологические факторы определяются взаимоотношениями сотрудников в коллективе, стилем руководства, то есть психологическим климатом организации. Совместные праздники, «дни здоровья», спартакиады, поощрение проявивших себя в работе сотрудников, поздравления к праздникам – все это показатели хорошего психологического климата в коллективе. Такая психологическая обстановка способствует рабочему настрою; сотрудники её ценят и дорожат своим рабочим местом.



Психофизические:

  • Психофизические факторы должны учитывать колебания физического состояния работника в течение рабочего дня. Нагрузка должна быть распределена в соответствии с этим состоянием. Например, в первый час работы и сразу после обеденного перерыва не следует планировать пик производственной активности, так как организм в это время несколько расслаблен и не готов к интенсивному труду. К концу рабочего дня происходит общее утомление, поэтому на этот период следует оставить менее ответственную работу, не требующую концентрации внимания и умственного напряжения.

  • Пик работоспособности человека приходится на время с 9 до 12 часов и с 14 до 17 часов. На это время должна планироваться основная производственная нагрузка.



Эстетические:

  • Эстетические факторы способствуют хорошему настроению работника, формируют в нем уважение к своему труду и гордость за предприятие, повышают престижность труда. Мебель, цветы, жалюзи. современный интерьер, приятная тихая музыка, цветовая гамма в оформлении и многое другое можно отнести к эстетическим факторам, влияющим на условия труда.



Эргономические требования:



Эргономические требования

  • Обзаведясь обязательными элементами секретарского рабочего места, следует подумать о рациональном размещении всего этого в помещении. Размещение мебели, оборудования и приспособлений должно соответствовать здравому смыслу:

  • часто используемые объекты должны находиться в рабочей зоне, «под рукой»;

  • расположение предметов на столе должно соответствовать правилу «правой и левой руки» (справа – то, что берется или делается правой рукой, слева – то, что берется или делается левой рукой);

  • каждый объект в помещении должен иметь свое место и постоянную зону перемещения.



Компьютеризированное рабочее место секретаря

  • У секретаря офиса, работу которого вы в настоящее время осваиваете, рабочее место, как правило, оснащено множеством технических устройств. Это и персональный компьютер, и различные средства телефонной связи: телефон, факс-модем, многофункциональный телефон или мини-АТС. Возможно, имеются средства громкой связи, множительная техника, принтер, сканер и т. п.



Санитарно-гигиенические требования для работников офиса



Классификация средств оргтехники



Средства связи

  • К средствам связи относятся телефонная, телеграфная и факсимильная связь. Эти виды административно-управленческой связи широко распространены, так как позволяют оперативно решать организационные и производственные вопросы.



Средства работы с документами

  • Документы с момента создания до списания и уничтожения проходят длительный путь, меняя при этом форму представления управленческой информации, носители, местоположение и другие параметры. При этом используются различные технические средства, которые являются средствами работы с документами. По назначению их можно разделить на группы:

  • средства подготовки и изготовления (создания) документов (пишущие машинки, компьютеры, диктофоны);

  • средства тиражирования документов (принтеры, ксероксы, ризографы);

  • средства хранения документов (папки, конверты, коробки).



Другие средства

  • Выше уже говорилось о том, что к средствам оргтехники можно отнести и другие средства, например, средства обработки и доставки документов, стеллажи, шкафы, сейфы, канцелярские принадлежности и т.д.



Похожие:

Лекция №11 Представление о рабочем месте секретаря iconПервое впечатление о фирме складывается именно от организации приёма. Эффективность встречи, а также первое представление о фирме зависят от умения секретаря встретить посетителей
Предупредительность, внимание секретаря во многом определяют атмосферу приёма. Организация приёма зависит от категории посетителей,...
Лекция №11 Представление о рабочем месте секретаря iconТехника безопасности на рабочем месте
При обнаружении каких либо неисправностей работа с оборудованием должна быть прекращена до устранения этих неисправностей
Лекция №11 Представление о рабочем месте секретаря iconОбобщение по теме «Промышленность мира»
Сформировать представление о роли и месте сельского хозяйства в мировом хозяйстве
Лекция №11 Представление о рабочем месте секретаря iconОперационализация понятия «обучение по охране труда»: Операционализация понятия «обучение по охране труда»
Целью стажировки является закрепление теоретических знаний, необходимых для безопасного выполнения работ, и освоение непосредственно...
Лекция №11 Представление о рабочем месте секретаря iconЛекция информации (Эмоциональный эффект Струпа)
Процедура: 2 стимула предъявляются одновременно. После на месте одного из них появляется целевой стимул (например, точка)
Лекция №11 Представление о рабочем месте секретаря iconТенденции развития русской детской литературы в 20-30-е гг. XX века
Это не одномоментное событие, но сложный противоречивый процесс, борьба старого и нового, острая полемика вокруг самых важных явлений....
Лекция №11 Представление о рабочем месте секретаря iconЛекция 1 Основные понятия и определения теоретической механики Лекция 2 Виды связей и реакции связей Лекция 3 Момент силы относительно точки Лекция 4 Кинематика точки
Теоретическая механика это наука о наиболее общих законах механиче­ского движения и равновесия материальных объектов
Лекция №11 Представление о рабочем месте секретаря iconЭлектробезопасность Анализ риска
Экспертиза конструктивных особенностей изделия, включая средства обеспечивающие безопасную эксплуатацию, в рабочем режиме
Лекция №11 Представление о рабочем месте секретаря iconОрганизация и проведение совещаний. Вопросы
Круглянская Л. Я. Настольная книга секретаря. Справочник. Спб.: Изд-во Герда, 2005. С. 169-182
Лекция №11 Представление о рабочем месте секретаря iconУчебное пособие Операционная система комплекс программ, обеспечивающих
Рабочем столе, позволяющая пользователю управлять работой программы при помощи мышки
Разместите кнопку на своём сайте:
hnu.docdat.com


База данных защищена авторским правом ©hnu.docdat.com 2012
обратиться к администрации
hnu.docdat.com
Главная страница